EHL Immobilien Gruppe | Organisationsrichtlinie 2024

von diesem zu begleichen. Ausgenommen sind Schäden, die bei beruflicher Nutzung des Dienstwagens verursacht wurden und lediglich auf die leichteste Form von Fahrlässigkeit des:der Dienstnehmers:in zurückzuführen sind. 11.5. Abrechnung von Spesen a. Definition Entstehen dem:der Dienstnehmer:in beruf- lich veranlasste und ersatzfähige Auslagen, können diese Kosten über BMD-Web als Spesenabrechnung (BMD-Web/Lohn/ „Dienstreise erfassen“) erfasst werden (z.B. Bewirtungen, Parktickets, KFZ-Auslagen für Dienstwagen). Bei Bewirtungen ist darauf zu achten, dass auf dem Spesenbeleg folgende Angaben enthalten sind: Name aller Beteiligten inkl. Firmenzuge- hörigkeit Zweck der Besprechung (Projekt zur Geschäftsanbahnung)

Festgehalten wird, dass eine Auszahlung erst nach Kontrolle der Abteilung Finanz- und Rechnungswesen und nach Freigabe vom:von der Vorgesetzten mit der monat- lichen Gehaltsauszahlung im Folgemonat erfolgt.

Beispiel: Die Abrechnung vom Monat Jänner wird fristgerecht eingereicht und nach den Freigaben mit der monatlichen Gehalts- auszahlung im Folgemonat – in diesem Beispiel: Februar – ausbezahlt. Nur in begründeten Anlassfällen wie z.B. einer Dienstverhinderung kann die Abrechnung ausnahmsweise auch erst im Folgemonat erfolgen. Wird auch diese Frist nicht eingehalten, so kann kein Ersatz des Aufwandes durch den Dienstgeber mehr erfolgen. Bei Abrechnungen, die bis zum Bilanz- stichtag des Dienstgebers (derzeit 31.12. eines Kalenderjahres) zu erfolgen haben, ist jedoch keine solche Fristverlängerung möglich.

Die Spesen sind als Dienstreise laufend im BMD-Web zu erfassen.

b. Geltendmachung und Verfall von Ansprüchen Die Spesen sind im jeweiligen Monat, in dem die Kosten angefallen sind, in das vom Dienstgeber vorgegebene Online-Tool zu er- fassen (siehe Handbuch Spesen BMD Web) und rechtzeitig zur Freigabe zu übermitteln. Die Erfassung der Spesen hat laufend zu erfolgen. Nach Prüfung der Abrechnungen erfolgt die Auszahlung mit der nächsten Lohnverrech- nung, sofern die Erfassung der Spesen und die Freigabe rechtzeitig erfolgt sind.

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