Kilometergeld Mitabeiter:innen, die auf Anordnung des Dienstgebers ihr privates KFZ benützen, erhalten ein gesondert zu vereinbarendes Kilometergeld, höchstens jedoch das amtliche Kilometergeld in der im § 10 Abs 3 Reisegebührenverordnung 1955 aktuell jeweils festgesetzten Höhe. Grundsätzlich ist danach zu trachten, die Poolfahrzeuge bestmöglich zu verwenden bzw. wo zumutbar, die öffentlichen Ver- kehrsmittel zu nutzen. Eine Dienstfahrt ist grundsätzlich vom Sitz des Dienstgebers (Prinz-Eugen-Straße 8-10, 1040 Wien bzw. einer allfälligen Außenstelle) aus anzutreten. Aus Gründen der zeitlichen Ökonomie kann diese auch vom Wohnort aus angetreten werden. Sollten jedoch dadurch mehr Kilometer zur Verrechnung anfallen als für die Strecke zwischen der Adresse des Dienstgebers und dem Ziel der Dienstfahrt, so können in diesem Fall nur jene Kilometer verrechnet werden, die der Fahrstrecke zwischen dem Sitz des Dienstgebers und dem Ziel der Dienstreise entsprechen. In gleicher Weise kann bei Anfahrt mehrerer Zieladressen im Zuge einer Dienstreise für die Wegstrecke zwischen Wohnort und dem ersten Ziel der Dienstreise die tatsächliche Wegstrecke, maximal jedoch die Wegstre- cke verrechnet werden, die der Entfernung zwischen diesem ersten Reiseziel und dem Sitz des Dienstgebers entspricht. Wenn ein:e Dienstnehmer:in nach einer Dienstfahrt direkt nach Hause fährt, so kann für die tatsächliche Wegstrecke, maximal jedoch die Entfernung zwischen dem letzten Ziel der Dienstreise und dem Sitz des Dienstgebers, Kilometergeld verrechnet werden.
Aufgrund der zahlreichen Dienstfahrten, die bei den Kolleg:innen der EHL Wohnen mo- natlich anfallen, steht für die Abrechnung dieser Fahrten mit dem eigenem PKW bzw. Motorrad ein eigenes Excelformular zur Verfügung. In diesem werden die Fahrten je Monat aufgezeichnet und es wird dazu eine Sammel-Spesenabrechnung für das angefallene km-Geld im BMD-Web erstellt. Diese Spesenabrechnung ist bis zum 1. Werktag des Folgemonats zu erfassen und mit Setzen des Status „Fertig“ an die Finanz- und Rechnungswesen-Abteilung zu übermitteln. Das Excelformular ist mit An- bruch eines neuen Monats neu zu befüllen. Fallen zu den dienstlich veranlassten Fahr- ten zusätzliche erstattungsfähige Kosten an bzw. sind abrechenbare Belege vorhanden, ist wie gewohnt im BMD-Web die Erfassung einer Dienstreise-/Spesenabrechnung vorzunehmen. Das Formular samt Erläuterungen und Benutzeranleitung sowie Musterbeispiel für die Erfassung im BMD-Web ist hier ersichtlich. Festgehalten wird, dass eine Auszahlung erst nach Kontrolle der Abteilung Finanz- und Rechnungswesen und nach Freigabe vom:von der Vorgesetzten mit der monat- lichen Gehaltsauszahlung im Folgemonat erfolgt. Die Dienstreisen sind laufend vom:von der Dienstnehmer:in im BMD-Web zu erfassen.
so ist eine Kommt/Geht-Buchung für die im Unternehmen verbrachte Zeit vorzu- nehmen. Damit werden sowohl die oben genannten Abwesenheitszeiten als auch die im Unternehmen verbrachten Zeiten als Ist-Zeiten erfasst. Wenn im Zuge einer Dienstreise 100 %ige Überstunden anfallen, so sind diese im Voraus vom:von der zuständigen Vorgesetz- ten zu genehmigen (z.B. im Reiseantrag). d. Wechselkurse Bei Geldwechsel in Nicht-EURO-Ländern ist vom:von der Dienstnehmer:in für die korrekte Abrechnung der Wechselbeleg beizulegen. Fehlt dieser Beleg, wird der Geldkurs des betreffenden Tages für die Umrechnung herangezogen. e. Geltendmachung und Verfall von Ansprüchen Die Reisekosten sind im jeweiligen Monat, in dem die Dienstreise angefallen ist, in das vom Dienstgeber vorgegebene Online-Tool (BMD-Web) zu erfassen (siehe Handbuch Spesen BMD-Web) und rechtzeitig zur Freigabe zu übermitteln. Die Erfassung der Dienstreisen hat laufend zu erfolgen. Nach Prüfung der Abrechnungen erfolgt die Auszahlung mit der nächsten Lohnverrech- nung, sofern die Erfassung der Dienstreise und die Freigabe rechtzeitig erfolgt sind. Beispiel: Die Abrechnung vom Monat Jänner wird fristgerecht eingereicht und nach den Freigaben mit der monatlichen Gehalts- auszahlung im Folgemonat – in diesem Beispiel: Februar – ausbezahlt.
c. Zeiterfassung Dienstreise
Ganztägige dienstliche Abwesenheiten werden mit der jeweiligen fiktiven Normal- arbeitszeit an diesem Tag aufgezeichnet. Wird am Tag der dienstlichen Abwesenheit im Rahmen der Gleitzeit jedoch vorher oder nachher im Unternehmen gearbeitet,
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EHL Immobilien Gruppe
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