EHL Immobilien Gruppe | Organisationsrichtlinie 2024

11. Dienstreisen, Spesen und KFZ-Nutzung

11.1. Dienstreisen

a. Beförderungsmittel – Grundsätze Für Flüge ist generell die Economy-Class zu buchen. Bei Langstreckenflügen kann in Abstimmung mit dem:der jeweiligen Vorgesetzten die Business-Class gebucht werden. Für Bahnfahrten ist die 2. Klasse zu buchen. Für Bahnreisen, bei denen die einfache Fahrtstrecke mehr als drei Stunden beträgt, kann in Abstimmung mit dem:der jeweiligen Vorgesetzten die 1. Klasse bzw. ein Business-Class Abteil gebucht werden. Für die Beförderung zum Flughafen Wien Schwechat und zurück soll grundsätzlich die S-Bahn oder der CAT genutzt werden. Für Fahrten in Wien und Umgebung sind primär die EHL-Fahrräder, die öffentlichen Verkehrsmittel oder die jeweiligen Firmen-PKWs (Poolfahrzeug, Dienstwa- gen) zu benutzen. b. Ersatz von Reisekosten Dem:Der Dienstnehmer:in gebührt der Ersatz von Reisekosten sowie von Aufwen- dungen für Verpflegung und Übernachtung nach Maßgabe der vom:von der Dienstneh- mer:in vorgelegten Rechnungsbelege (Origi- nalbelege sind an die Abteilung Finanz- und Rechnungswesen zu übermitteln). Die Anleitung zur Dienstreiseabrechnung ist im „Handbuch Spesen BMD-Web“, welches unter anderem im Intranet gespeichert ist, nachzulesen.

Taggeld Verpflegungsmehraufwendungen werden im Rahmen der steuerlich zulässigen Höchst- grenzen für In- und Auslandsdienstreisen nach § 26 Z 4 Einkommensteuergesetz erstattet, wenn die Dienstreise eine Nächtigung erforderlich macht. Dabei werden die steuerlich höchstzulässi- gen Tagessätze für jeden vollen Kalendertag vergütet (sogenannte „Kalendertagsrege- lung“). Sollte der:die Dienstnehmer:in an einem Geschäftsessen, dessen Kosten vom Dienstgeber bzw. Geschäftspartner:in getragen werden, teilnehmen, so verringert sich der zu vergütende Tagessatz entspre- chend den steuerlichen Bestimmungen. Alle Verpflegungen sind bei der Abrechnung von Dienstreisen zwingend anzuführen. Ist eine Dienstreise nicht mit einer Nächtigung verbunden, so erhält der:die Dienstnehmer:in kein Taggeld. Nächtigungsgebühr/Hotelkosten Für jede im Zuge der Dienstreise verbrachte Nacht gebührt eine Nächtigungsgebühr in der Höhe der Reisegebührenverordnung in der jeweils geltenden Fassung, sofern für den:die Dienstnehmer:in tatsächlich Nächtigungskosten anfallen, diese jedoch nicht vom Dienstgeber getragen werden.

Eine Dienstreise liegt vor, wenn ein:e Mitarbeiter:in den regelmäßigen Dienstort (Büro) vorübergehend verlässt, um an einem anderen Ort im In- oder Ausland Aufträge der EHL auszuführen. Im Zuge unserer Bemühungen, den ökologischen Fußabdruck der EHL zu reduzieren und einen Beitrag zum Umwelt- schutz zu leisten, sollen Dienstreisen nur dann durchgeführt werden, wenn sie unverzichtbar und unbedingt notwendig sind. In allen anderen Fällen bitten wir, auf alternative Kommunikationsmethoden, wie beispielsweise Videokonferenzen, umzu- steigen. Diese Maßnahme soll nicht nur unsere Umwelt schonen, sondern auch zur Kosteneffizienz und Zeitersparnis beitragen. Jede Dienstreise ist daher vorweg durch die:den Vorgesetzten zu genehmigen. Planung einer Dienstreise Dienstreisen sind nach den allgemeinen Grundsätzen der Sparsamkeit und Zweck- mäßigkeit durchzuführen. Die Planung der Dienstreisen (Zeitpunkte der Termine, Reihenfolge der Reiseorte, Wahl des Trans- portmittels, etc.) ist so durchzuführen, dass der damit verbundene Zeit- und Kosten- aufwand für den Dienstgeber so gering wie möglich gehalten wird. Reisen können für private Zwecke nur in Vor- abstimmung mit dem Dienstgeber verlängert werden. Es steht kein Ersatz der Mehrkosten für den Privatanteil der Reise zu.

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